Design in MS. Word

Hi, hôm nay tôi ngồi thử vẽ 1 cái CV trên HTML, sau đó làm lại với Ms. Word. Công nhận là khá vất vả, tuy nhiên theo tôi ai cũng có thể làm cho tài liệu của mình đẹp hơn với một số nguyên tắc thiết kế cơ bản mà không cần đến các kỹ năng hay công cụ thiết kế chuyên nghiệp.

Phân tách nội dung hình thức

Nội dung là thân thể của văn bản, còn hình thức là quần áo. Phần nội dung cần được giữ nguyên, hình thức thay đổi tùy mục đích muốn nhấn mạnh. Đây có lẽ là điều người dùng lẫn lộn nhiều nhất. Ví dụ:

• (phổ biến nhất) dùng dấu cách (space) để lùi đầu dòng. Chúng ta có nguyên tắc soạn thảo là không bao giờ có 2 dấu cách liền nhau. Dấu cách là một ký tự chuẩn, mục đích duy nhất là phân tách các từ (hoặc tiếng trong tiếng việt). Để lùi đầu dòng, hãy dùng phím tab. Nếu dùng ký tự cách, cà font chữ khác nhau hoặc cỡ chữ khác nhau có độ rộng ký tự cách khác nhau, 2 dòng không thể đảm bảo luôn thẳng hàng được.

• Dùng dấu - và cách thay vì bullet and numbering, bạn có một danh sách (đây là nội dung), và hình thức của nó là mỗi có gạch hoặc chấm, hoặc hoa thị, hoặc bất kỳ ký hiệu nào ở đầu dòng mà không làm thay đổi nội dung của nó.

Các trường hợp trên là đều sử dụng yếu tố nội dung: dấu cách, dấu -,… để thực hiện việc thay đổi hình thức văn bản.

Tính nhất quán

Để giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt cấu trúc văn bản thì tính nhất quán là rất quan trọng. Tất cả các phần có chức năng giống nhau cần được định dạng cùng 1 cách. Ví dụ, tất cả các đề mục cấp 1 đều có cỡ chữ 20, in đậm, tất cả các danh sách đều được lùi đầu dòng 1cm…

Tip: Format painter giúp bạn copy style từ chỗ này sang chỗ khác.

Chọn font tốt

Hãy chọn các font thân thiện, và đảm bảo có đủ các ký tự trong ngôn ngữ bạn sử dụng. Tôi thích 1 số font như Open Sans và Source Sans Pro, Georgia. Trong 1 văn bản, không nên dùng quá 3 font.

• Font có chân: các font như Time News Romans,… tạo cảm giác cổ điển, nghiêm túc.
• Font không chân: các font như Arial, Tahoma Tạo cảm giác trẻ trung, khỏe khoắn.
• Font chữ viết tay: Không dùng trong 1 số trường hợp và trong các trường hợp còn lại thì tuyệt đối không.

Sự hài hòa (pop and un-pop)

Mục đích thiết kế hướng tới là để nhấn mạnh một nội dung nào đó, nhờ đó chúng ta sử dụng các kỹ thuật nâng cao độ tương phản. Ví dụ: phần quan trọng được bôi đậm, các đề mục được viết lớn hơn và cách xa đoạn văn hơn (pop). Tuy nhiều nếu tương phản quá gay gắt sẽ gây khó chịu cho người đọc. Ở đây chúng ta không trình bày các tác phẩm nghệ thuật theo trường phái ấn tượng để khuấy động cảm xúc người xem mà để mang đến thông tin, vì vậy đôi lúc cần giảm bớt sự tương phản (un-pop). Ví dụ, đề mục có cỡ chữ lớn gấp đôi hay gấp ba chữ thường cần được làm nhạt đi một chút. Trong văn bản, chỉ có phần tiêu đề (title) là cần được nổi bật hoàn toàn, còn các phần đề mục còn lại, hãy kết hợp un-pop để văn bản trang nhã hơn.

Một tài liệu thông thường sẽ in với hai màu trắng đen, nhưng cũng không hẳn vậy, đối với màu đen cũng có vô số mức độ khác nhau, ít nhất là có 50 sắc thái (LOL), vì thế bạn tha hồ chọn màu cho văn bản thêm đẹp. Thông thường tôi sẽ không để chữ màu đen hoàn toàn, mà thường chỉ khoảng 80%, tương phản ít, đỡ chói, mà in ra thì cũng đỡ tốn mực (LOL).

Khoảng trắng, khoảng trắng

Tức là tăng gấp đôi khoảng trắng, để người đọc không cảm thấy ngột ngạt. Để đạt được điều này bạn cần chú ý viết nội dung thật súc tích.

Một số tips sử dụng word

Embed fonts

Khi bạn mang tài liệu sang một máy khác, gửi CV cho nhà tuyển dụng chẳng hạn, có thể máy đó không có font bạn sử dụng, tài liệu sẽ bị hiển thị sai lệch không như ý muốn. Việc nhúng fonts vào tài liệu giúp giải quyết được việc này, tuy có làm kích thước file lớn lên 1 chút, nhưng không đáng kể nếu bạn không dùng quá nhiều font bay bướm.

Để thực hiện, chọn menu File > Options > Save, check vào embed fonts in this file như hình. Ngoài ra có thể chọn thêm option chỉ nhúng các ký tự được sử dụng sẽ tiết kiệm hơn 1 chút.

Hiện đường lưới

Đường lưới giúp bạn bố cục tốt hơn, thẳng hơn, tương tự như hồi bé viết vở ô ly đều hơn khi viết với vở chỉ có dòng kẻ ngang.

Line spacing

Giúp điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng, giữa các đoạn văn. Một số người có thói quen giãn dòng bằng cách xuống dòng vài lần. Điều này vi phạm nguyên tắc #1, phân tách nội dung và hình thức đã trình bày ở trên.

Tạm thế đã, nghĩ ra gì update tiếp :3